董事会会议纪要记录保存为组织的一个重要但往往被低估的形式。纪要提供关键信息的上奏年表如董事会的行动，官员或董事的选举，并从委员会和工作人员的某些报告。此外，会议纪要可能有重要的法律意义国税局审查和法庭证据，如果，例如，有人质疑某些动作或位置的有效性。
不幸的是，各种各样的错误通常与记录和保持会议记录有关，包括:
- 失败记录法定存在;
- 不能记录或提供关于所取的板动作的清楚描述;
- 在会议上起草的一切的成绩单说，包括如果与访问分钟（例如，雇员或成员）阅读的人，可能是有害于组织的信息或由法院审查董事会的行动;
- 起草和的时间已经过去了一个长的期间后分发分钟至主管;
- 等到相当长的时间段已经过去，从过去的会议批准分钟，减少的可能性，错误将被捕获并纠正;和
- 不能维持合理的文件管理系统，造成分钟从过去的会议上的损失。
分钟应该是什么样的?
任何阅读组织的会议纪要应该能够很容易地理解，在最低限度，采取了哪些行动，以及他们如何批准。
内容
对于要在几分钟内包含的详细程度，没有严格的规则。组织没有被要求，也不应该记录在会议上说的每一个细节或声明。然而，应该有足够的信息使会议记录有用，如果会议记录被用来作为参考或提供证据，证明采取了适当的行动或董事履行了他们的受托责任。负责记录或批准会议记录的董事会和秘书应对会议记录的具体程度作出最佳判断。会议记录应包括基本资料，例如:
- 日期和会议时间;
- 会议是否是一个特殊的或定期会晤;
- 是否通知交给或由所有董事签字的通知弃权;
- 出席和列席董事不董事的姓名;
- 出席的其他宾客的姓名(如有关，其头衔或协会);
- 是否已达到法定人数;
- 任何出发地和与会者重新进入的;和
- 任何董事会的行为（例如，批准，权力下放，指令）。
建议:
- 包括考虑到节目的勤奋和合理的护理的重要决策选择;
- 安装并简要总结从给予板（只要它们可能不被误解是有损组织或板）的任何报告关键点;
- 知道什么投票是由您的章程（例如，多数，绝对多数）对于某些操作需要，并明确表示，如果这样的一个投票达到;
- 从投票的讨论和弃权记录recusals;
- 包括反对运动（见第二部分）的票;和
- 包括行动项目，什么人承诺做。
董事会还应该考虑如何处理机密或敏感信息。例如，组织可以选择举行执行会议来讨论执行董事审查或未决诉讼等问题。根据蓝鳄梨“会议纪要应表明董事会在高管会议上相识，并在讨论的话题报告，虽然细节（如诉讼和解的量）可能是保密的，只有在一组的机密出现-to-的板分钟或其它注释“。一个单独的记录保存系统应该对这些机密信息，这些信息最好不要认定为“分钟”，以防止成员和其他人主张查看这样的信息的权利来建立。
格式
格式实际上是关于如何最好地组织内容的问题。同样，没有正确的答案。然而，有一些指导原则。理想情况下，非营利组织应该保持会议记录格式的一致性。这并不意味着多年来不应改进格式，使其对各组织和其他方面更具可读性、更清楚和更有用;然而，这并不意味着会议记录的格式不应该因为一时兴起或缺乏适当的记录会议记录方法的制度化知识而简单地改变。格式上无法解释的变化会使会议纪要在内部更难理解，也会引起外部人士的怀疑。例如，如果公司1月份的会议纪要详细记录了董事会对一个小问题的讨论，那么如果公司2月份的会议纪要几乎没有记录任何对一个重大问题的讨论，比如大幅提高高管的薪酬金额，就会引起争议。此外，使用的格式应该是对用户和读者友好的格式。
建议:
- 采用并使用会议“会议记录模板”;
- 使用一种格式，明确指出董事会何时采取了行动(例如，“已解决”，“行动”);
- 分开设置的重要信息，如“行动项目”（即动作董事已承诺这样做）。
定时
修订后的表格990要求在第六部分，A部分，第8题是否有董事会和董事会委员会会议纪要或书面的行动同期资料。表单990指令然后继续说，“当时的”手段“，由后来的（1）的管理机构或委员会的下次会议（如批准前会议记录）或（2）之后60天会议或书面的行动日“。不传导同期资料的企业必须解释自己的做法或政策，如果有的话，关于董事会或董事会委员会会议或书面的行动文件。虽然没有列出惩罚没有采取同期分钟，问题的Form 990存在表明会议纪要文件是国税局关注的领域。如果不采取更好的会议记录文件的做法可能是对重于IRS或法院的眼睛组织的一个因素。此外，浅解释他们的不良做法可能会引发与资助者，捐助者和公众谁可以访问组织的990表关注。
保留
而记录保留的持续时间可以取决于记录的类型有很大的不同，所述IRS已经以其遵从引导件表明，501（c）该板分钟（3）公益慈善事业,私人基金会电竞比分和其他免税组织应由本组织永久保存。IRS要求永久保存的其他文件包括组织的决定书、公司章程和公司章程，再次强调了会议记录的重要性。组织应该意识到这样一个强烈的指示，从美国国税局支持的意见，许多非营利律师。
“董事会会议纪要 - 第二部分”可以被看作这里。
难道是非法的包括在执行会议分钟人名，如果这些被释放到一个网站上发布，为广大市民可以观看？
我不知道这将防止被列入正在出版分钟非营利董事会成员的姓名任何法律。这并不意味着，包括董事会成员的姓名，以及他们如何投票在某些问题上是一个好主意。这是很难提供这样的问题，一般的意见，因为他们应该通过个案基础上进行审查。
在几个非营利性，非政府机构/子公司董事会的董事，及董事会议的董事会是由董事会成员记录的是声音。此相同的成员只是试图指责我们的总统接受一家电台采访时发表的言论，提供由他转录书面，主观exerpts。董事会签署censureship，不听的全部播客。是次会议的录音法定如果其他董事会成员的对象？此外，必须拷贝提供给所有成员的请求，如果是合法的吗？我们是一家私营的非盈利实体。
董事会通常定义什么是董事会可以接受的行为，包括是否允许记录会议。如果联委会以前没有就这一问题采取行动，它可以在任何时候这样做，但须遵守其现行政策和适用法律。此外，如果主席被授权主持董事会会议，如果董事会决定不就此事采取行动，主席也可以制定有关记录的规则。虽然各州的法律可能有所不同，但董事会成员通常应该有权查阅本组织的所有记录，包括音频记录。
我真的很喜欢这篇文章，但没有人知道有多少次董事会会议每年你必须有国税局等政府团体。
国税局没有最低。每个州都有关于如董事会会议事项其自身的规律。加州的非营利性企业都不受董事会会议严格的最小数目，但可以要求董事会采取某些必要的行动像选举董事和高级职员。董事会会议也可以在满足董事信托责任是必不可少的。我们一般建议在主动非营利机构至少每季度董事会会议。
如果最初的非营利性董事会会议记录从未被记录下来，我们该怎么办?所以没有记录说会议曾经召开过，申请已经被批准了。
一般来说，在这种情况下，董事会可能要重新创建分钟，由董事会批准的行动他们。如果对过去的动作是否有效发生或没有一些争执，一个知识渊博的律师讨论此事。
一个董事会成员回避（不愉快），因为这个问题正在执行会议有关的投诉丈夫在关于邻居讨论。我们分离的执行会议纪要在这个问题上 - 她坚持她必须证明分钟。那是对的吗？该事项不成立，我们觉得，当她回避，她不再对执行主体的董事会成员。她声称，所有的董事会成员必须看到所有的局分/通讯。也许这是一个例外？
这样的治理问题通常依赖于某个特定国家的法律。加利福尼亚州的非营利性公益机构法规定“每位董事有权在任何合理的时间是绝对有权查阅和复制所有各类书籍，记录和文件，并检查其中的这样的人是一个导演团的物理性质。”这种详尽的列表将包括分钟，在此期间，导演回避或本人会议的部分。通常，导演仍然是一个导演，直到他或她辞职，条款出来，或者被删除。一个回避不使一个导演不为会议的部分董事。因此什么包括董事的回避申请时所采取的行动（或讨论）分钟变成东西，必须经细心决定。很可能就很小特异性问题，如导演的角色应包括在内。
谢谢。在我们批准会议记录后，我们会将其提供给她，让她根据自己的意愿进行审阅。应该没问题，对吧?
你可能已经回答了这个问题，但是我需要一点澄清……如出席(校董会)会议的市民参与公开聆讯部分，但对所列议程不作评论，但对另一事项作出评论，该名人士的姓名及其评论是否须记录在公开会议纪录内?
这将取决于适用的公开会议法律(地方和州司法管辖区各不相同)和学校自身的政策(在不与适用法律冲突的范围内)。
嗨CUD我问以下问题：
对于有两个实体(A和B)且X先生是实体A和实体B的董事的联合mtgs，在实体A的会议记录中，X先生的姓名将出现在“present”下面。以这种方式邀请他参加实体A的会议记录也是正确的。A先生[实体B的董事会成员]。谢谢
2个组织之间的会议不应视为每个组织的董事会会议。对于任何一个组织来说，如果董事会没有采取行动，那么最好不要将会议视为董事会会议。如果每个组织都认为这是一次董事会会议，那么这个组织应该准备并记录自己的会议记录，与其他组织的会议记录分开。在您的示例中，X先生将作为董事出席每个组织的会议记录。可能还应审慎地指出X先生是另一个组织的主任，这可能涉及利益冲突问题。
本人明白执行会议会议记录一经批准，所有笔记及录音均须销毁，但实际的书面/批准的会议记录必须保留，对吗?第二个问题，可能是执行秘书保密的?第三，会持续多久?
董事会会议的书面批准分钟应保持，可能永久。无论笔记和录音应当在会议记录的批准后立即被破坏是更细致入微的决定，这部分地取决于对他们是否有商业的原因为维持这些内容的类型。纪要应提供给全体董事，这是比不了的习惯，在我的经验，让每一个导演来维持她或他自己的会议纪要的记录。需要注意的是非营利性公司的成员有权查看董事会和成员会议的所有分钟的合法权利。因此，在什么会议纪要记录成为可能需要慎重考虑一个非常重要的决定。
我是一个非赢利组织的董事会成员，去年是董事长。最近，另一个组织请我分享一些在我担任总统期间的会议记录，因为其中有一些与他们组织正在调查的一名成员有关的内容。可以分享吗?
如果一个人是一个组织的董事会成员，他或她对该组织的会议记录应该是保密的，除非有一些披露的要求，而且董事会成员有忠诚的义务，包括对信息保密。如果这个人也是另一个组织的董事会成员，她或他也有忠于该组织的义务，这可能意味着她或他应该分享对该组织至关重要的信息，但仅在该信息不属于机密的范围内。在某些情况下，这对个人来说可能是个难题，他们可能会选择从二板辞职。但是，在大多数情况下，这些资料对第二个组织可能不是那么重要，而主任可能干脆拒绝与该组织的董事会分享这些机密资料。
我们的非赢利组织对几项政策进行了投票，结果在几分钟内被错误地记录了下来。这是不是一个“非”会议?我们在下次会议上重新制定了政策。
会议的有效性，并在会议上采取行动的有效性是不同的东西。如果行为被的方式，并没有反映所采取的行动以分钟记录，会议纪要不应该由董事会批准，直到它们被首先更正。If an action was not properly taken (e.g., there was an insufficient vote) but the executive relied on the validity of the action, the board may attempt to correct it by taking the action at the next meeting and noting that it such approval should be effective retroactively (noting briefly that it had mistakenly believed it to have been taken previously).
如果董事会成员投票的东西，违背了非营利组织章程是什么？
是一个非赢利的董事会必须遵守其章程的要求，但普通大众中的一员可能没有法律地位，以加强董事会顺从行事。如果这是一个相当严重的违规涉及慈善资产的转移，国家的慈善调节器（通常，总检察长）可以选择来讨论这个问题。
可以在公共电子记录的非营利性的大会？
这可能取决于需要非营利如果没有法律规定举行公开会议（国家和地方的法律有所不同），或在非营利性的政策的具体法律。
作为法律，还是不错的一个实践问题，是它一般要求谁希望出席月度董事会会议的非营利性的任何成员（相互自来水公司与100名会员/连接，在农村地区），被允许做所以？
在什么情况下可以一板接近其会议，任何非董事会成员？例如。一个“执行会议”，其中没有在公司注册的章程或章程提到了这一点？
我在华盛顿州，如果这很重要的话。
你应该咨询一下华盛顿的律师，了解一下管理华盛顿非盈利机构的州法律。一般来说，除非一个非营利组织因为州或地方政府的资助而受到一些公开会议法律的约束，否则董事会会议只能局限于董事会成员。这是有道理的，因为董事会成员是对公司负有最终责任的受托人，可能需要在人事、财务、合同关系和战略方面做出敏感的决定，如果这些决定被公众所知，可能会被妥协或击败。非受托人的存在也会令董事会的公开讨论降温，并可能违反保密性。
什么是董事会的一个的501（c）3组织一个会议的时间要求。是一个年度会议要求？
董事会会议要求，取决于国家的法律。但是，当需要执行局采取行动，可能需要会议（这可能不是通过书面同意的行动，否则完成）。这一要求可能会出现，例如，如果董事会需要在每年的年会上选举官员或董事。为了满足董事会的受托责任，我们通常建议在一个活跃的非营利正在运行的程序至少每季度董事会会议。
有没有人遇到过分钟不够用的情况?
我6个月前才加入董事会，在我加入前2个月做的会议记录和记录人都没有了，自从我加入董事会后，每次董事会会议都讨论缺少的会议记录和该做什么。任何建议吗?
展望未来，确保一个人不在的只复制分钟的唯一控制权。一般情况下，应将其副本分发给每名董事。此外，文档保存和安全政策可能有助于防止可能导致的丢失分钟的危害。对于过去，董事会可能需要确定哪些措施可以合理地获得分钟的现有副本（如果存在的话），或者重新创建它们，以反映相应主板的行动。
对于非营利组织在弗吉尼亚州，是它要求所有执行委员会会议分钟全体会员国的批准？我已经寻找答案，但无法找到它。
我的理解是，会议记录应在下次连续会议开始前由执行委员会/董事会通过。我理解所有的会议记录都应该提供给全体成员。
如果我们的会议记录不需要得到所有没有参加执行委员会会议的成员的批准，这将极大地帮助我们的组织向前迈进，进入21世纪!
非牟利机构的董事会会议记录是否可供公众查阅?
玛丽亚，它依赖。对于那些没有接受政府资助的非营利组织大部分的时间都不会予以披露给公众（尽管它们可能需要披露的成员）。检查在任何公开披露要求适用管辖权的律师。
谢谢，这只是个开始
如果一个问题是问和回答了有关账目，是没关系的分钟状态“没有关于账目没有问题”。我想不会，但我被告知我们不能包括在几分钟的每一件小事？
乔安妮，分不应该包含故意不实或误导性陈述。不过分钟不需要将所有的讨论成绩单。无论分钟应该记录的问题和有关账户将取决于具体的事实和情况的答案。
哇，这是关于会议纪要优秀的文章..这可能是我有帮助..谢谢..
谢谢！我很高兴你喜欢它！
伟大的文章。非常全面。它在我的书签中，我将与我的许多董事会客户共享。