通常情况下,只有在冲突或问题出现后,非营利组织的运营是否合法才会受到关注。相反,一个非营利组织可以更好地防止这种冲突,并通过定期的自我保护法律审计其公司治理,联邦和州免税,其他联邦税法事项,就业和志愿者问题,知识产权和设施。财务审计虽然重要,但不能充分说明全面遵守联邦、州和地方法律这一更大的问题。
法律审计将包括广泛的信息收集和审查。在审计下列领域时,问题应该向后看(即:,我们是否已完成所要求的工作?,我们还能做什么?非营利组织应该保持准确和有组织的文件,使各种组织的文件和财务报表是最新的,易于访问。
进行法律审核时,应审查以下方面和文件的合规性:
公司治理
- 公司章程(及任何修订)
- 章程(及任何修订)
- 董事会现任成员、高级职员及(如适用)成员名单
- 会议记录(董事会、会员、年会、特别会议、委员会等)
- 与治理有关的政策(例如董事及高级人员的利益冲突政策)
- 财务报表和预算的复印件
- 提供或接收服务合同的副本
- 任何不动产或个人财产的租赁或转租的副本
- 保险单副本
思考问题:
- 文章和章程正确地描述了非营利组织今天的运作吗?公司章程和细则是否符合适用的税法和公司法?
- 条款和细则是否陈述了相同的或相似的相互一致的目的声明?
- 是否所有的董事会决议都已适当地记录在案?
- 所有选举都已妥善举行并有文件证明吗?
- 是否对治理策略进行了评审以确保与实践的一致性?
- 是否有任何管理人员或董事披露了利益冲突?如果有,是否按照公司的利益冲突政策和适用法律进行了适当的记录和表决?
- 公司是否有董事及高级职员(D&O)保险?哪些行为和不作为被涵盖和不被覆盖?
- 公司有商业一般责任保险吗?哪些行为和不作为被涵盖和不被覆盖?
联邦豁免申请
- 申请501(c)(3)免税身份(IRS表格1023)
- 美国国税局批准501(c)(3)免税状态的裁定函
- 税务局表格990(最少3年)
- 与美国国税局的任何通信的副本
思考问题:
- 非牟利机构的表格1023及过去三份表格990是否可在主要地点查阅?
- 申请免税后,公司的宗旨或活动有重大变化吗?是否向国税局报告了这些变化?
其他联邦税法问题
- 私有收益和私有量(参见私有收益规则-)第一部分:私人利益主义;第二部分:私有财产主义;第三部分:超额利益交易规则)
- 游说(见公共慈善机构游说概论;参加501(H)选举的价值;游说和赠款非501(c)(3)实体:了解规则)
- 国际活动(见非营利组织-国际慈善活动)
- UBIT (看到无关业务所得税解释;无关业务应纳税收入-什么不算?)
- 公众支持测试(看到公益慈善:公众支持测试第一部分;第二部分)或私人基金规则(看到私人基金会的规则)
思考问题:
- 非营利组织的董事和管理人员是否理解501(c)(3)条的限制?
- 公司是否从事任何与业务无关的活动?如果是,这些活动与公司的整体活动相关吗?公司是否按要求支付不相关的营业所得税和填写IRS表格990-T ?
- 如果非营利组织从事国际捐赠,它是使用支出责任还是以相等的决心适当地审查受资助者(私人基金会需要,公共慈善机构一般推荐)?
- 非营利组织是否继续达到某些关键的财务比率(如偿付能力、公共支持测试)?
- 公司是否按照美国国税局的规定向捐赠者发送书面确认和信息披露?看到美国国税局出版物-慈善捐款:证实和披露的要求
政府背景文件
- 州免税状态的确定信和初始文件
- 每年国家备案要求的复印件(如:特许经营税委员会)
- 与国务卿和/或司法部长(或其他适当的州慈善官员)的通信副本
- 注册以从事慈善募捐(如适用)
- 在一个司法管辖区经营业务的授权书
- 公司经营业务、募集资金等的司法管辖区名单。
- 为销售或销售使用而购买的所有有形个人财产的销售收入总额和购买总价的记录(如适用)
- 销售者许可证,如果零售商的有形个人财产需要缴纳销售税
思考问题:
- 非营利组织是否已注册并与相关的州机构保持联系?在加州,这包括国务卿、司法部长和特许经营税委员会。
- 公司是否遵守慈善募捐法,是否在其募集资金的所有司法管辖区登记?
- 公司是否已确定其采购是否应纳税或是否应就其销售征税?与其他许多州不同,加州并没有对慈善组织提供销售和使用税的全面豁免。
就业与志愿者问题
- 雇佣合同和工作时间表的复印件
- 雇员或独立承包商资格验证的复印件
- 扣缴税款记录
- 审查主管或其他雇员薪酬的会议记录副本
- 人力资源相关政策的复印件(如招聘流程、绩效管理、防止歧视和骚扰、终止流程)
- 志愿者和参与者弃权书或协议的复印件(如适用)
- 董事会、管理层、员工和志愿者的培训材料
思考问题:
- 非营利组织正确地将其员工定义为雇员或独立承包商吗?看到主题762 -独立承包商与雇员
- 公司是否在工作地点张贴所需的告示?
- 公司是否对所有员工的薪酬进行了审核以确保其合理?对高管来说,薪酬方案是否事先得到了独立机构的批准?该机构审查了适当的可比性数据,并同时将其决定记录在案。看到高管薪酬——法律问题
- 公司是否有董事会成员的入职培训程序?董事会成员了解他们的受托责任吗?
- 公司是否对未来的员工和志愿者进行了适当的筛选,包括适当的背景调查?
- 志愿者和参与者的豁免和豁免是否一致使用?他们是否充分地保护公司免于承担责任?
知识产权
- 版权、商标/服务商标、专利及注册(如有)一览表
- 商业秘密的描述(包括捐赠者名单)和保护措施,以确保他们仍然是商业秘密
- 关于使用其他知识产权(“知识产权”)和/或保护公司知识产权的任何政策文件
- 网站域名协议副本
思考问题:
- 非营利组织侵犯他人知识产权的风险有哪些?
- 公司如何保护自己的知识产权?
- 公司是否遵守第三方协议中关于保密信息不披露的任何规定?
- 公司网站上的信息是否最新、准确?公司是否有权在其网站上发布所有内容(包括照片和视频)?
设施
- 租赁协议和任何转租给租户的副本
- 物业税豁免的任何申请正本副本及年度评税主任报税规定的副本(如适用)(例如均等化委员会及县评税主任)
- 保险单副本
- 任何影响公司所在地的分区条例或条例的副本
思考问题:
当地的问题
- 任何市、县的登记复印件
- 游说登记及定期报告副本(如适用)
- 物业税申报/缴款的副本(如适用)
虽然法律审计的开始步骤可能看起来势不可挡,但这不应成为逃避审计的理由。法律审计的好处有两方面——它不仅能带来一种安心的感觉,而且还能帮助非营利组织确定其目前的经营方式是否“有意义”。“反过来,一个非营利组织可以改革或纠正过去practices-improving记录程序,重申的规章制度或文章修改成一个干净的文件,建立一个新的文件系统,和特大帮助而不是阻碍的能力在未来进行法律审核。