共享行政服务，第二部分:后勤部门的联合力量——行政协作与合并

2009年6月3日，《慈善纪事报》举办了一场网络研讨会，题为“后勤部门的合作:协作如何帮助你的组织”妮可•华莱士他是《慈善纪事报》(Chronicle of Philanthropy)的资深作家，有三名小组成员，罗伯特·Kret他是亨特美国艺术博物馆(Hunter Museum of American Art)的馆长;斯坦BirbaumMACC天下服务，庭长;和洛伊斯野蛮，北极星总裁。

正如在前一篇文章中提到的，“共享管理服务，第一部分:管理合并和管理服务组织，“行政伙伴关系可分为四类:行政协作、行政合并、管理服务组织(MSO)或外部提供者。根据La Piana Associates公司，一行政协作是一个非正式的，不一定是持久的，安排Share服务或专业知识而每个组织保持其独立的决策权;一个行政整合是涉及共同决策（在不改变企业结构）和特定功能共享一个更加正式的协议;一个美索是为整合行政职能而新成立的机构;和一个外部服务提供商涉及某些管理要素的外包。虽然根据这些类别的研讨会没有讨论三个组织，应用拉皮亚纳框架，小组成员的经验，有助于更好地说明行政合作和整合，以及多业务运营商的例子。

行政合作与整合:亨特美国艺术博物馆

亨特美国艺术博物馆是查塔努加博物馆合作(以下简称“CMC”)的一部分，2001年，猎人博物馆、田纳西水族馆和创意发现博物馆正式成立了一个后台合作伙伴关系。根据服务收费协议，田纳西水族馆目前负责财务、人力资源、信息技术(IT)，以及附近两家规模较小的水族馆的部分营销工作。值得注意的是，田纳西水族馆不是MSO;虽然它为中央军委提供了大部分的行政服务，但这并不是它的主要目的。

在加入中央军委之前，猎人博物馆面临着一个陡峭的行政管理山丘——它只完成基本的簿记工作，而且大多数东西都已经过时了，比如人事政策、工作描述、(很少的)员工福利、评估系统，以及简单的、有限的拨号计算机网络。克雷特说，军委之间的关系一开始是共享后勤，但后来发展到更多，虽然他们密切合作，但“(这些)组织没有合并，(实际上)非常努力地维护各自的身份。”

虽然Kret认为CMC最大的好处是让创意发现博物馆和猎人博物馆专注于他们的使命，猎人博物馆也提高了生产力，产生了额外的收入，并节省了资金。

• 提高生产力。The Hunter Museum improved productivity through administrative collaborations such as joint-staff training for areas such as security and first-aid, using the area expertise from other staff (e.g., early child development), and having active participation from the Tennessee Aquarium and Creative Discovery Museum in strategic planning. The Hunter Museum also benefits from administrative consolidations such as having a standardized HR managed by the Tennessee Aquarium; joining the Tennessee Aquarium’s retirement plan to get improved benefits; and having the same CFO for the three entities. Kret highlights that because of the CFO’s unique position, the CFO has intimate knowledge of each organization from which they can pull expertise, an informed third party opinion, and valuable business consulting.
• 创造额外的收入。重要的是，Kret指出，CMC是不仅仅是一种防御措施，以解决管理问题;它也允许实体“中扮演一个小的进攻。”例如，CMC领导21世纪滨水区规划，与城市查塔努加的募集$ 120百万联合资本运动 - $ 40万美元，其中通过由CMC举行75次筹款会议，与私人基金会和个人的6周时间内提出电竞比分.Kret主要归功于已经CMC管理关系在地方作为建造这个合资运动的基础。
• 节省金钱。Kret解释说，在一开始，田纳西水族馆通过收取Hunter之前一半的管理费用(仅完成记账功能)来节省Hunter博物馆的钱。最终，由于田纳西水族馆增加了人力资源和信息技术，亨特博物馆以大约一半的费用获得了三倍的服务。中央军委通过行政合并，如联合购买电脑软硬件、责任保险等，节省了额外开支。更具体地说，CMC捆绑了责任保险(但将保险产品分开)，并“每三年分拆一次，因此这是一块更大的业务，(因此)个别承保人确实削好了他们的铅笔。”“CMC还通过联合展览和公共项目来利用他们的合作关系来节省资金。总体而言，自2001年CMC成立以来，猎人博物馆(Hunter Museum)节省了约170万美元，创意发现博物馆(Creative Discovery Museum)节省了近200万美元，而田纳西水族馆(Tennessee Aquarium)则创造了约100万美元的收入。

虽然“第一反应是较小的人得到好处,”Kret纠正的误解,指出通过CMC,田纳西水族馆益处通过生成收入通常nonrevenue像会计这样的地方,增加保留关键员工通过提供更高层次的补偿,并提供员工更有益的和具有挑战性的工作环境。

像CMC的管理合作伙伴关系的成功保证，同时亦非容易。然而，这并不一定被视为一种威慑。只要他们致力于的时间和必要的，不仅努力建立一个可靠的计划进入了合作伙伴关系，但也保持了继续合作的“维护”机构可以收获从这种伙伴关系极大的好处。Kret暗指首要关注的问题，正确的态度必须到位，以克服反对，可能会出现一个成功的合作伙伴关系，如优先级冲突和争夺地盘一定的障碍和挑战。

• 避免机构之间的利益冲突。为了避免机构之间的优先级冲突，Kret建议伙伴关系要有良好的沟通、常识、礼貌和对彼此的尊重。，一种你可能不会马上得到什么东西的理解)。例如，CMC的办公室间电脑系统(例如，通过Outlook设置会议)和物理距离(三个街区内的所有机构)有助于其良好的沟通。审计委员会还通过使用不同的财政年度来分散审计和审计人员的工作量，从而有助于内部运作。
• 克服对成功伙伴关系的挑战。Kret强调成功的关键因素是积极的态度和了解的合作伙伴关系是关于人与人之间的关系。它重要的是得到了“传统地盘之争”，并承认“每一个在组织的CEO有不同的领导风格。
• 向对行政协作和合并感兴趣的组织提供建议。Kret说，作为初步事项，“人们需要了解它不一定会是应该能解决所有的机构可以与面临的问题。”Kret also says that the need for a strong spirit of cooperation and leadership by the board cannot be underscored enough – “sometimes it’s not enough for the CEOs to be interested in doing something like this, I think there needs to be active participation by the board.” The attitude cannot be “we’ve always done it this way” – the organizations must open their thinking to being “more imaginative, creative, and inspired.”

要了解更多关于查塔努加博物馆合作，请查看“关于我们”一文由希瑟DeGaetano，在田纳西州水族馆的研究与开发总监写的，在猎人博物馆网站.

- 陈英凝