一个非营利性组织秘书长起着促进沟通和确保重要的组织记录进行适当的管理和利用的关键作用。一般情况下，一个组织的章程将设置秘书的职责，但是，关税可能不时改变，因为可以由董事会指定。当他或她的角色的形状，以满足独特的结构和需求的组织，而不是填补了标准工作描述一个秘书将是最有用的一个组织。
通常情况下，秘书应具备处理下列事项：
通信 - 司的主要作用
该公司的秘书是主板，管理之间的通信的有源导管，和部件（如果有的话），通过给予任何会议的适当通知和材料及时分发诸如日程和会议记录。The secretary should be knowledgeable of the organization’s records and related materials, and should be able to provide advice and resources to the board on relevant topics at issue, such as particular governance matters being addressed at a meeting or a new amendment to state corporate law, for example. The secretary should aim to be helpful to the board as they discharge their fiduciary duties.
调度，通知和材料
秘书的职责是了解和遵守通知要求相符并安排会议，以适应董事。通知要求可能是特别重要的，应严格得到遵守，因为不当的通知可以打开该组织最高挑战。秘书负责安排董事会会议，并应确保会议的足够数量每年会举行，按照该组织的章程。通常，当秘书准备并发送事先为每个董事审查这些材料，纠正任何错误，并准备问题和意见本次会议的会议资料远远不够的董事会能更有效地举行董事会会议。
会议纪要
秘书还负责记录会议纪要。分钟是一个重要的组织文件和提供重要信息的上奏年表如董事会的行动，官员或董事的选举，并从委员会和工作人员的某些报告。会议纪要可能有重要的法律意义在国税局的审查和法庭证据，如果，例如，有人质疑某些动作或位置的有效性。秘书应该是装备精良，能记录精确分钟，注意和敏感，以在会议上讨论任何特殊或机密信息。有关分钟一般的更多信息，看到董事会会议纪要 -第一部分和第二部分。
公司记录的维护
作为该组织的记录保管人，秘书负责维护准确的文档和符合法律的要求，如年度申报的最后期限。这可能有助于秘书有备案的最后期限，这可能包括与国家的公司的秘书，总检察长，国家税务代理，以及国税局备案的日历。秘书负责审查和更新文件，必要时，确保所有文件安全地储存和董事及/或成员易于检查。在加利福尼亚州，掺入和规章制度的组织的文章，如果修改日期，应该可以在检查该公司的主要办公地点。此外，它需要的是一个非营利组织的免税申请和过去三年年回报率与IRS是供公众查阅。
秘书职位有着广泛的责任，需要更多的不是简单地存在于所有的董事会会议。这些责任如果公司有投票成员结构，这需要额外的通知程序和表决可能会增加。每块板应仔细考虑如何局长能最好地满足他们的组织。
提示作为一个有效的秘书
- 制定和分发板日历每年开始前
- 了解哪些记录，哪些没有采取分钟时，记录
- 维持包含管理文件，重点治理政策，董事会会议记录，并书面同意董事会粘结剂
- 请考虑使用密钥文件的适当的保护电子存储作为备份
- 确保有足够的数据的可比性附连到依赖于这样的信息（例如板的动作，得到一个目的合理的反驳的推定）
陷阱，以避免
- 不遵守为给会议的通知，发送和接收电子通讯，提名和选举董事及高级职员在管理文件的规定和适用法律
- 录制分钟，如果他们是本次会议的成绩单
- 记录执行会议在会议纪要的讨论，这将是开放的检查，所有成员
- 没有足够的安全存储记录和其他敏感文件
我们最近选出了新的秘书，不过在老书记不会放弃邮箱键或组织的电话。我们做的三件大事了一年，她认为自己的供应商委员会主席，她和总统国家的供应商应用程序并不代表信件，但业务事宜。因此，她应保持电话和邮箱密钥的控制。我曾经主张，这些应该是司的控制之下。谁是正确的？
人员，包括秘书的职责，通常由董事会通过的治理文件或职位描述定义。总统，如果他或她是CEO，也可有将权力下放和责任，其他人员的权力。通过查看章程开始，如果董事会认为一些澄清需要相对于角色和职责，让董事会采取行动，进行必要的修改和澄清。
我的一个非常小的特许学校工作，为商务办公管理员。我的老板是学校主任。她只是hapens要结婚，董事会秘书。突然，他们纷纷表示，这有一个董事会，并有一间办公室管理员大多数企业，办公室主任是一个没有记录。我不认为这是我工作的一部分，我不应该觉得有义务这样做。我错了吗？
这是不寻常的有必要的技能和兼容工作职责雇员采取在董事会会议分钟（当板进入执行会议除外）。秘书仍可能签署分钟，证明他们已经正式批准（董事会批准后，他们通常在下次会议）的一个。无论是个人管理员的工作职责是兼容，可能取决于工作描述，但雇主通常可以改变，这取决于企业的需求描述。
问候。我司是一家非盈利公司的董事会。我也是一名律师助理，但肯定不是律师。因为我理解的法律术语和律师处理公司治理和风险的方式，我经常叫上由董事会给他们我的，我们是否应该做出一定的修改，改变我们的企业结构，修改我们的规章制度的角度来看，和地址organization’s risk of liability.
将建议董事会通过关于此类事项构成法律的做法？
无论提供的建议是法律咨询或不经常是一个很难回答的问题，一个我不是真的有资格回答。我认为这没关系，让您的观点您是否认为在结构或章程的变化是可取的（它可能是你的责任，如果你也是董事会成员）。但是，这将确保董事会知道，你是不是律师，你是不是提供了审计委员会被允许依靠法律意见是非常重要的。这将是最好要清楚，你是谁的人有法律背景的工作，但不是作为一个律师贡献。
它是一个小公寓副教授总统常见的做法。前秘书分发它们审查会议纪要
对于一般的小型非营利组织，它不会是罕见，他们被分配到董事会审批前总统审查的秘书准备分钟草案。
我在我们的第一次董事会会议选举产生的书记4个月前有协议，主持1年。布什总统最近决定，她希望她的妈妈来接替我的位置，因为她更接近她。难道这还不够的正义事业理由让我出来投票支持我的去除？
章程可以规定一个秘书的任期，以及如何官员（包括书记）当选，可以拆卸。通常情况下，董事会选举和罢免管理人员和可能不需要导致拆卸和更换一名军官。这并不意味着仅仅是为了选举总统的母亲的目的是去除在公司或好习惯的最佳利益。
嗨，我们的非营利性组织秘书长已决定离开，恕不另行通知，并保持我们所有的记录。我们问她返回的记录，但她忽略了请求。我们能做什么？
在这种情况下，与律师授予可能会有所帮助。从律师的秘书或前秘书通信可能会强大到足以引起反应。进一步的法律对策是可能的，如果需要的话。
我们的非营利性的书记已改变的成员和一个实例忽略议程请求包括提上议事日程的请求。你会怎么做？
伊丽莎白，我没有足够的信息来了解什么是在这种情况下适当的。成员通常不具备的法定权利来设置议程的会员大会。通常情况下，这样的议程由主席或主持会议的官员在会员大会设置及秘书或工作人员分发。如果每个人都可以设置议题，可能没有足够的时间来充分覆盖等项目，所有需要会员投票/批准的行动项目。