一个非营利性组织秘书长起着促进沟通和确保重要的组织记录进行适当的管理和利用的关键作用。一般情况下，一个组织的章程将设置秘书的职责，但是，关税可能不时改变，因为可以由董事会指定。当他或她的角色的形状，以满足独特的结构和需求的组织，而不是填补了标准工作描述一个秘书将是最有用的一个组织。
一般而言，秘书应具备处理下列事项的能力:
通信 - 司的主要作用
公司秘书是董事会、管理层和成员(如果有的话)之间沟通的活跃渠道，通过适当通知任何会议并及时分发议程和会议记录等材料。秘书应熟悉组织的记录和相关材料，并应能就相关议题向董事会提供建议和资源，例如会议上讨论的特定治理问题或州公司法的新修正案。秘书的目标应是在董事会履行其受托责任时对其有所帮助。
调度，通知和材料
秘书的职责是了解和遵守通知要求相符并安排会议，以适应董事。通知要求可能是特别重要的，应严格得到遵守，因为不当的通知可以打开该组织最高挑战。秘书负责安排董事会会议，并应确保会议的足够数量每年会举行，按照该组织的章程。通常，当秘书准备并发送事先为每个董事审查这些材料，纠正任何错误，并准备问题和意见本次会议的会议资料远远不够的董事会能更有效地举行董事会会议。
会议记录
秘书还负责记录会议记录。会议记录是一份重要的组织文件，它提供了一份具有纪念意义的重要信息年表，如董事会的行动、官员或董事的选举以及委员会和工作人员的某些报告。如果有人对某些行为或立场的有效性提出质疑，会议记录在美国国税局(IRS)的审查中可能具有重要的法律意义，并在法庭上作为证据。秘书应做好记录准确会议记录的准备，并对会议上讨论的任何特殊或机密信息保持敏感。有关分钟的更多信息，看到董事会会议纪要 -第一部分和第二部分.
保存公司纪录
作为本组织记录的保管人，秘书负责保持准确的文件和满足法律要求，例如年度归档截止日期。对秘书来说，有一个提交文件截止日期的日历可能会有帮助，其中可能包括向公司的国务卿、司法部长、州税务机构和国税局提交的文件。秘书负责根据需要审查和更新文件，并确保所有文件均安全存放，并随时供董事和/或成员查阅。在加州，一个组织的章程和细则，经修订后的日期，应在公司的主要办公室检查。此外，非营利组织的免税申请和过去三次向美国国税局提交的年度纳税申报表必须可供公众查阅。
秘书职位有着广泛的责任，需要更多的不是简单地存在于所有的董事会会议。这些责任如果公司有投票成员结构，这需要额外的通知程序和表决可能会增加。每块板应仔细考虑如何局长能最好地满足他们的组织。
提示作为一个有效的秘书
- 制定和分发董事会的日历每年开始前
- 了解哪些记录，哪些没有采取分钟时，记录
- 维持包含管理文件，重点治理政策，董事会会议记录，并书面同意董事会粘结剂
- 请考虑使用密钥文件的适当的保护电子存储作为备份
- 确保有足够的数据的可比性附连到依赖于这样的信息（例如板的动作，得到一个目的合理的可反驳的推定)
陷阱，以避免
- 不遵守有关通知会议、发送和接收电子通信、提名和选举董事和官员的管理文件和适用法律的规定
- 记录会议记录，就好像它们是会议记录一样
- 记录执行会议在会议纪要的讨论，这将是开放的检查，所有成员
- 没有足够的安全存储记录和其他敏感文件
我们最近选出了新的秘书，不过在老书记不会放弃邮箱键或组织的电话。我们做的三件事了一年，她认为自己的供应商委员会主席，她和总统国家的供应商应用程序并不代表信件，但业务事宜。因此，她应保持电话和邮箱密钥的控制。我曾经主张，这些应该是司的控制之下。谁是正确的？
人员，包括秘书的职责，通常由董事会通过的治理文件或职位描述定义。总统，如果他或她是CEO，也可有将权力下放和责任，其他人员的权力。通过查看章程开始，如果董事会认为一些澄清需要相对于角色和职责，让董事会采取行动，进行必要的修改和澄清。
我的一个非常小的特许学校工作，为商务办公管理员。我的老板是学校主任。她只是hapens要结婚，董事会秘书。突然，他们纷纷表示，这有一个董事会，并有一间办公室管理员大多数企业，办公室主任是一个没有记录。我不认为这是我工作的一部分，我不应该觉得有义务这样做。我错了吗？
这是不寻常的有必要的技能和兼容工作职责雇员采取在董事会会议分钟（当板进入执行会议除外）。秘书仍可能签署分钟，证明他们已经正式批准（董事会批准后，他们通常在下次会议）的一个。无论是个人管理员的工作职责是兼容，可能取决于工作描述，但雇主通常可以改变，这取决于企业的需求描述。
问候。我是一家非盈利公司的董事会秘书。我也是一名律师助理，但肯定不是律师。因为我了解法律术语和律师的方式解决企业治理和风险,我经常呼吁由董事会给他们我的观点我们应该确定是否修改,改变我们的公司结构,修改我们的规章制度,和地址的组织的风险责任。
将建议董事会通过关于此类事项构成法律的做法？
无论提供的建议是法律咨询或不经常是一个很难回答的问题，一个我不是真的有资格回答。我认为这没关系，让您的观点您是否认为在结构或章程的变化是可取的（它可能是你的责任，如果你也是董事会成员）。但是，这将确保董事会知道，你是不是律师，你是不是提供了审计委员会被允许依靠法律意见是非常重要的。这将是最好要清楚，你是谁的人有法律背景的工作，但不是作为一个律师贡献。
这是小型公寓的惯例吗?在秘书分发会议记录之前，审阅会议记录
对于一般的小型非营利组织，它不会是罕见，他们被分配到董事会审批前总统审查的秘书准备分钟草案。
我在我们的第一次董事会会议选举产生的书记4个月前有协议，主持1年。布什总统最近决定，她希望她的妈妈来接替我的位置，因为她更接近她。难道这还不够的正义事业理由让我出来投票支持我的去除？
《附例》可订明秘书的任期，以及官员(包括秘书)如何选出和可予免职。通常情况下，董事会选举和撤换高级职员，可能不需要理由撤换高级职员。这并不意味着仅仅为了选举总统的母亲而将其免职符合公司的最佳利益或良好的做法。
嗨，我们的非营利性组织秘书长已决定离开，恕不另行通知，并保持我们所有的记录。我们问她返回的记录，但她忽略了请求。我们能做什么？
在这种情况下，与律师授予可能会有所帮助。从律师的秘书或前秘书通信可能会强大到足以引起反应。进一步的法律对策是可能的，如果需要的话。
我们的非营利性的书记已改变的成员和一个实例忽略议程请求包括提上议事日程的请求。你会怎么做？
伊丽莎白，我没有足够的信息来了解什么是在这种情况下适当的。成员通常不具备的法定权利来设置议程的会员大会。通常情况下，这样的议程由主席或主持会议的官员在会员大会设置及秘书或工作人员分发。如果每个人都可以设置议题，可能没有足够的时间来充分覆盖等项目，所有需要会员投票/批准的行动项目。